Türk Ticaret Kanunu ve buna bağlı olarak çıkarılan "Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" hükümleri doğrultusunda, anonim şirketlerin genel kurul toplantıları için bakanlık temsilcisi görevlendirme taleplerinin elektronik ortamda alınmasına, görevlendirme işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasına ve genel kurul toplantılarına
Sayın Üyemiz;
T.C. Bursa Valiliği Ticaret İl Müdürlüğü tarafından odamıza gönderilen 17.06.2020 tarih 39736411-431.03 sayılı yazıya istinaden;
İlgi : 06.04.2020 tarihli ve 53719284 sayılı yazımız İlgide kayıtlı yazımızda 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve buna bağlı olarak çıkarılan "Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük Ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik" hükümleri doğrultusunda, anonim şirketlerin genel kurul toplantıları için bakanlık temsilcisi görevlendirme taleplerinin elektronik ortamda alınmasına, görevlendirme işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasına ve genel kurul toplantılarına ilişkin belgelerin elektronik ortamda saklanmasına imkan tanıyan ve işleyişi MERSİS üzerinden gerçekleştirilen “Genel Kurul Modülü” uygulamasına geçildiği belirtilmişti. Bu defa, Müdürlüğümüze yapılan gerek MERSİS üzerinden gerekse fiziki başvurularda genel kurul yapılmasıyla ilgili yönetim kurulunun almış olduğu yönetim kurulu kararının noter tasdikli olmadığı, noter tasdikli olmadığı halde yönetim kurulu karar defterinin ilgili sayfasının (sayfa numarası gözükecek şekilde) şirket yetkililerince aslına uygunluğunun tasdik edilmiş fotokopisi ve/veya tasdik eden yetkilinin imza sirkülerinin olmadığı veya yönetim kurulu kararının yönetim kurulu karar defteri yerine genel kurul toplantı ve müzakere defterine (sehven) yapıştırıldığı, yönetim kurulu kararında (veya dilekçede) toplantı gün, saat ve adresinin, bakanlık temsilcisi talebi ibaresinin bulunmadığı, bununla birlikte başvuruların adı geçen yönetmeliğin 35. maddesinde belirtilen “ ... toplantı tarihinden en az on gün önceden Ek-1’deki örneğe uygun olarak bir dilekçe ile müracaat edilmelidir.” hükmüne uyulmadığı görülmektedir. Söz konusu Yönetmeliğin Bakanlık temsilcisi istenmesine ilişkin başvuruya eklenecek belgeler başlıklı 36’ncı maddesinde: “(1) Başvuru dilekçesine aşağıdaki belgeler eklenir: a) Yönetim kurulu kararının noter onaylı bir örneği veya karar defterinin ilgili sayfasının şirket yetkililerince aslına uygunluğunun tasdik edilmiş fotokopisi ve tasdik eden yetkilinin imza sirküleri. b) Dilekçeyi imzalayanların imza sirküleri. c) Genel Kurulun mahkemece izin verilmiş pay sahipleri tarafından toplantıya çağrılması halinde buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği. ç) Genel kurulun mahkemece atanmış kayyım tarafından çağrılması halinde buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği. d) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulunun toplantıya çağrılması mahkeme kararına dayanıyor ise buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği. e) Gündem. f) Bakanlık Temsilcisi ücretinin yatırıldığına dair banka dekontu” hükümleri bulunduğundan, Müdürlüğümüze yapılacak başvurularda bu hükümlere uygun olarak başvuruda bulunulmasının ve kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık (Ticaret Bakanlığı) iznine tabi olan şirketlerin genel kurul gündeminde esas sözleşme değişikliği var ise toplantı gününden önce Ticaret Bakanlığı’ndan esas sözleşme değişikliği ile ilgili gerekli iznin alınması ve genel kurul toplantısında izin belgesinin hazır bulundurulması, şirketlerin iş ve işlemlerinin aksamaması ve doğabilecek mağduriyetlerin önüne geçilmesi açısından büyük önem arz etmektedir.
Üyelerimize Önemle Duyurulur.
Saygılarımızla.
